Theo Hubspot, thông cáo báo chí (Press release) là một thông báo chính thức, một mắt xích quan trọng trong chuỗi thông tin của một tổ chức muốn truyền tải tới công chúng, giới truyền thông.
Thông cáo báo chí tuy cũng là một công cụ quan trọng trong việc tiếp thị nhưng còn khá nhiều marketer vẫn còn mơ hồ với công cụ này. Dưới đây sẽ là 8 lỗi mà các tân binh cần tránh khi viết thông cáo báo chí.
Lưu ý khi viết thông cáo báo chí:
⊗ Không có mục tiêu, thông điệp, định hướng vụ thể:
Tại sao độc giả nên quan tấm đến thông cáo báo chí của bạn? Thông báo của bạn có gì đáng tin hoặc thú vị? Mặc dù việc truyền đạt thông tin quan trọng, nhưng thông điệp cũng quan trọng không kém, trước khi bắt đầu viết, các marketer nên có câu trả lời cho phần này để thông cáo báo chí đi đúng định hướng và thu hút được giới truyền thông.
Giải pháp: Mở đầu bài viết bằng một tiêu đề hấp dẫn, viết ngắn gọn một câu về lí do thông cáo báo chí này xuất hiện, ý nghĩa của bản thông cáo báo chí này như thế nào? Trong quá trình viết hãy luôn ghi nhớ lí do để viết ra bản thông cáo báo chí với mục đích gì để bài viết đạt được mục tiêu như mong muốn.
⊗ Không dẫn đường liên kết hoặc có thể bạn quên:
Thông cáo báo chí hiện là một văn bản phát hành trong thời đại kỹ thuật số, chúng ta cần dẫn các đường liên kết (link) để người đọc có thể tìm đọc các nội dung có liên quan. Thông cáo báo chí không chỉ dành cho báo chí, ác bản phát hành có thể sẽ được xuất bản trên các trang website, page/group hoặc các đơn vị quảng cáo/truyền thông khác. Một thông cáo báo chí nếu thiếu đường dẫn liên kết dù nội dung có tuyệt vời, hấp dẫn đến đâu cũng không thu hút được khách hàng, đồng thời cũng có thể bỏ lỡ các cơ hội chuyển đổi tiềm năng.
Giải pháp: Trước khi xuất bản, đảm bảo tất cả các thông cáo báo chí được xem xét, kiểm tra kỹ lưỡng. Không nên thêm quá nhiều đường link không cần thiết, chỉ sử dụng những đường link có nhiều cơ hội chuyển đổi tiềm năng.
⊗ Không tối ưu hóa công cụ SEO:
Một thông cáo báo chí hoàn thoàn có thể cải thiện hiệu suất SEO bằng những phương thức như: Tăng số lượng backlinks từ các website khác, tăng khả năng hiển thị thương hiệu trong các công cụ tìm kiếm, tăng xếp hạng công cụ tìm kiếm… Như vậy, không chỉ đóng vai trò truyền đạt thông tin, thông cáo báo chí sẽ tăng cả độ nhận diện thương hiệu trên kỹ thuật số và thúc đẩy lưu lượng truy cập tự nhiên (organic traffic) đến trang web của thương hiệu.
Giải pháp: Sử dụng các công cụ đo lường SEO như SEOQuake, GT Metrix, Screaming Frog, SEO spider,… để kiểm tra các thông cáo báo chí.
(Bản dịch của: Hằng Trần/Advertising Vietnam)
⊗ Không có thông tin liên hệ đính kèm:
Không có thông tin liên hệ, những thông tin cơ bản về cách thức liên hệ với công ty của bạn trong thông cáo báo chí, sẽ phải làm cho cánh nhà báo, giới truyền thông, công chúng một lần nữa phải đi tìm những thông tin đó dẫn tới việc họ sẽ tìm tới những nguồn thông tin không chính thống và khá mất thời gian, và thậm chí nếu bạn quên phần thông tin liên hệ cơ bản này cũng sẽ làm mất đi kha khá cơ hội tiềm năng tìm đến công ty của bạn.
Giải pháp: Luôn tạo phần thông tin liên hệ ở cuối thông cáo báo chí, đảm bảo rằng luôn có ít nhất 2 thông tin về cách thức liên hệ dành cho khách hàng.
⊗ Bỏ qua phần giới thiệu về công ty:
Đa phần chúng ta đều nghĩ thông tin giới thiệu về công ty trong một bản thông cáo báo chí là không cần thiết. Tuy nhiên, những khách hàng quan tâm đến công ty, sản phẩm, dịch vụ của công ty biết rõ được công ty bạn làm về lĩnh vực gì thì từ đó cũng sẽ xuất hiện những cơ hội chuyển đổi tiềm năng từ những khách hàng đó.
Giải pháp: Hãy soạn phần nội dung giới thiệu công ty súc tích rõ ràng, chừa chỗ trống cho phần thông tin giới thiệu, nội dung tập trung vào những gì công ty đang làm, định hướng phát triển.
⊗ PR – “tâng bốc” quá nhiều:
Nội dung trong thông cáo báo chí sẽ xoay quanh về thương hiệu của bạn, nhưng không nên quá chi tiết, nhấn mạnh về thương hiệu. Điều quan trọng của thông cáo báo chí là làm thể nào để đem thông tin của doanh nghiệp truyền tải đến công chúng, giới truyền thông có ý nghĩa nhất, đúng tính chất của sự kiện vấn đề, có liên quan đến độc giả thì sẽ thu hút được sự quan tâm của người đọc.
Giải pháp: Trong thông cáo báo chí, ranh giới giữa việc quảng bá thương hiệu, và làm nổi bật các hoạt động của những dự án, dịch vụ hoặc nghiên cứu mới nhất của công ty thực hiện rất mong manh. Một nguyên tắc nhở các tân binh nên lưu ý, hãy đảm bảo rằng dòng tiêu đề và đoạn đầu tiên nói về những gì công ty đã thực hiện, thực hiện nó như thế nào chứ không phải thương hiệu tuyệt vời như thế nào.
⊗ Không xin phép, không trích dẫn nguồn từ bên thứ ba:
Trích dẫn là một cách tuyệt vời để kết nối với khán giả và cung cấp thông tin ở nhiều góc khía cạnh cho các độc giả. Tuy nhiên, trước khi sử dụng trích dẫn phải nhận được sự cho phép của tác giả – bên thứ ba, đây là một cách làm tôn trọng và là việc cần phải ghi nhớ. Vì lỗi sai nếu xảy ra sẽ gây thiệt hại cho danh tiếng của công ty, độc giả cũng mất niềm tin vào nhãn hàng.
Giải pháp: Xác định quy trình cấp phép rõ ràng liên quan đến việc trích dẫn nguồn từ bên thứ 3: Liên hệ với các nguồn tin và nhận được sự cho phép rõ ràng bằng văn bản sẽ đảm bảo hơn trong quá trình sử dụng thông tin.
⊗ Vội vàng phát hành:
Thời gian để phát hành một bản thông cáo báo chí cũng rất quan trọng. Mặc dù nội dung trong bản thông cáo rất hấp dẫn, chắc chắn sẽ thu hút được sự quan tâm của mọi người. Tuy nhiên, trước khi phát hàng bạn cần phải đảm bảo tất cả các khâu trong chiến dịch của bạn đã sẵn sàng, khi thông tin này được công bố rộng rãi thì chắc chắn rằng dịch vụ, sản phẩm của bạn đã thực sự sẵn sàng để ra mắt và phục vu cho các đối tượng khách hàng, có khả năng thu hút được sự chú ý của khách hàng tiềm năng.
Giải pháp: Lên lịch trình cụ thể, chọn ngày sắp xếp thời gian hợp lý để phát hành bản thông cáo báo chí khi doanh nghiệp của bạn thực sự sẵn sàng.
TẠM KẾT
Thông cáo báo chí là một trong những công cụ quan trọng khi các thương hiệu muốn PR, để viết một bản thông cáo báo chí thu hút độc giả chúng ta không thể áp dụng văn mẫu và viết khô khan như một bài phân tích, mà cần phải có chiến lược, mục đích, thông điệp rõ ràng để xây dựng được nội dung bài viết ấn tượng đến với độc giả, và giới truyền thông. Trên đây là 8 lưu ý khi bắt đầu viết một bản thông cáo báo chí Media Trend cung cấp cho bạn.
Theo Hubspot
Vũ Như Ngọc Lan|Media Trend
